FAQ QUALIOPI
Oui, la certification QUALIOPI est reconnue par tous les OPCO et organismes financeurs. Datadock n’est pas une étape obligatoire. Il s’agit de l’ancien système permettant aux organismes de formation de pouvoir bénéficier des financements publics et mutualisés. Datadock est toujours reconnu, et sera obsolète à partir du 01/01/2022, laissant pleinement la place à la certification QUALIOPI.
Une fois certifié, il conviendra d’aller s’enregistrer sur la plateforme DATADOCK, en créant un compte et en renseignant les coordonnées de l’entreprise. Vous pourrez ensuite justifier de votre certificat QUALIOPI, ce qui validera automatiquement les 21 indicateurs. Une fois validé, votre organisme sera référencé et visible par les OPCO.
Pour en savoir plus sur les différences entre DATADOCK et QUALIOPI, vous pouvez télécharger gratuitement notre E-book.
Oui. Il y a une grosse différence.
DATADOCK est un label, basé sur le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015, qui a permis la mise en place d’une organisation, validée par les OPCA sans aucune vérification systématique (un audit ponctuel a pu être réalisé auprès de quelques organismes).
QUALIOPI est une certification prononcée par un organisme de certification indépendant dont le processus de certification est validé par une instance nationale (le COFRAC – COmité FRançais d’ACcréditation). Les audits de certification vont permettre de garantir la réelle mise en place de règles pérennes de fonctionnement.
Pour en savoir plus sur les différences entre DATADOCK et QUALIOPI, vous pouvez télécharger gratuitement notre E-book.
Non. Les programmes de formation conformes DATADOCK ont été construit sur un modèle répondant aux exigences de DATADOCK. Les programmes devaient comprendre un certain nombre de rubriques obligatoires.
Pour QUALIOPI, certaines rubriques restent similaires, et de nouvelles ont été rendues obligatoires. Les programmes de formation doivent être revus et adaptés en fonction des nouvelles rubriques.
Pour en savoir plus sur les programmes de formation, vous pouvez visionner gratuitement la vidéo de la formation en ligne sur l’indicateur 1 disponible ici
L’obligation de certification est liée à votre organisme, peu importent les formations que vous dispensez. Qu’elles soient pratiques ou théoriques, les formations doivent respecter les exigences du référentiel pour être éligibles aux financements.
C’est à l’organisme d’adapter les modalités de réalisation des formations (et non le contenu) pour qu’elles répondent aux exigences.
Les méthodes et modèles de documents proposés dans la formation en ligne s’adaptent à tous type de formation.
Le Référentiel National Qualité (RNQ) précise les exigences pour tous types d’organisme, peu importent la taille et la structure de l’organisme. C’est à vous d’adapter les dispositions à mettre en place en fonction de votre organisation.
Le référentiel QUALIOPI est le même pour tous les organismes de formation. Un petit organisme aura moins de travail à réaliser qu’un gros, car il a moins de formations au catalogue, donc moins de programmes, moins de déroulés pédagogiques à modifier.
Tout dépend d’où vous partez et du nombre de formations que vous avez au catalogue.
- si vous êtes déjà « Datadock », vous avez monté une première marche. Vous avez déjà mis en place un certains de nombre de documents et de démarches. On peut estimer que vous avez déjà 20% du travail de fait.
- si vous avez une certification (hors ISO9001) ou une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de la demande de certification, vous bénéficierez d’un audit allégé sur quelques critères (ceux-ci sont listés dans le référentiel RNQ en fin de document) – voir question 15
- si vous n’avez qu’une formation au catalogue, vous allez réaliser un seul programme de formation, un seul déroulé pédagogique, une seule liste de ressources pédagogiques. Si vous en avez 20, vous multipliez le travail par 20 pour cette partie.
En suivant notre formation en ligne, certains Clients se sont mis en conformité en moins de 2 jours. D’autres ont pris leur temps, en avançant petit à petit, en revoyant les vidéos plusieurs fois, en fonction du temps libre dont ils disposaient, et se sont mis en conformité en quelques mois. Cela dépend du temps libre que vous pouvez dégager et de votre motivation.
Les formations en ligne MyEcertif ont été conçues de façon à ce que vous perdiez le moins de temps possible. Tout a été préparé, pré-mâché pour que vous ayez l’essentiel des documents prêts à l’emploi, et la compréhension des exigences en quelques mots.
Le RNQ est constitué de 32 indicateurs répartis dans 7 critères. Tous ne sont pas applicables à votre organisme.
Il existe 22 indicateurs communs à tous les organismes et des indicateurs spécifiques en fonction de votre type d’activité (CFA, VAE et CBC) et de vos spécificités (Formation en alternance, formation diplômante, …).
Voir la liste des indicateurs applicables.
Nous avons rédigé un article complet sur le sujet : c’est ici.
Il n’y a pas vraiment de règles précises. Cela dépend de votre OPCO, de la taille de votre structure et également des financements que vous avez déjà obtenus sur l’année.
Il faut savoir néanmoins que des budgets importants ont été prévus pour les préparations à la certification QUALIOPI. Jusqu’ici la très grande majorité de nos clients a réussi à se faire financer leur formation. Il leur a suffi de soumettre la convention à leur OPCO et attendre l’accord de prise en charge.
Pour obtenir une convention, vous pouvez nous contacter directement au 09 77 21 80 40.
Sachez également que les formations My Ecertif sont éligibles au CPF.
Je profite de mon CPF pour la formule basique
Tout dépend de la date à laquelle vous souahitez commencer la formation. Si vous ne souhaitez pas avancer les frais, il faut attendre la validation de prise en charge de l’OPCO. Une fois obtenue, vous pouvez commencer la formation. Il faut compter environs 2 semaines (selon les OPCO) pour l’obtenir.
Si vous souhaitez commencer la formation immédiatement, vous pouvez avancer les frais, et faire votre demande de prise en charge à l’OPCO en parallèle. Dès que la formation sera terminée, nous vous transmettront le certificat de réalisation pour vous faire rembourser par votre OPCO.
My Ecertif a mené une étude comparative sur différents organismes certificateurs. On a étudié les prix, le service client, la clarté des devis et les modalités de paiement.
Vous pourrez trouver tous les résultats de notre étude dans notre E-book gratuit ici.
Lors d’une demande de devis, l’OC (Organisme Certificateur) vous demandera les éléments suivants :
- la raison sociale de l’organisme et les coordonnées d’un contact identifié
- le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois
- les catégories d’actions concernées par la certification (action de formation, bilan de compétence, VAE, …)
- la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée
- un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de trois salariés en contrat à durée indéterminée
- les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre
- la période souhaitée pour l’audit
- le dernier bilan pédagogique et financier disponible
Ces données sont nécessaires pour déterminer la durée de l’audit et les indicateurs concernés. A réception de ces éléments, l’OC aura toutes les données pour établir et vous envoyer un devis.
My Ecertif a mené une étude comparative sur différents OC, afin de comparer les prix, le service client, et la clarté des devis. Vous pourrez trouver tous les résultats de notre étude dans notre E-book gratuit ici.
Tout dépend de la taille de votre structure, du nombre d’agences, du chiffre d’affaire réalisé (en formation) et de votre labellisation (voir question 5) : « La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences. »
Cette information figure sur le bilan pédagogique et financier (BPF).
Pour plus d’information, vous pouvez consulter l’Arrêté-du-6-juin-2019-relatif-aux-modalités-d’audit-associées-au-référentiel-national-mentionné-à-l’article-D.-6316-1-1-du-code-du-travail
Un audit consiste en la vérification du système par une personne extérieure : l’auditeur. Il viendra dans vos locaux pour vérifier la conformité de votre système par rapport à chaque exigence du référentiel. Vous devrez lui apporter les preuves que chaque exigence est respectée.
Nous avons consigné dans un E-book tout ce qu’il faut savoir sur le déroulement d’un audit : la chronologie, l’accueil de l’auditeur, le déjeuner, le debriefing, les codes et de nombreux conseils de la part des auditeurs que nous sommes.
Le prix d’un audit dépend de plusieurs choses :
- le nombre de jours prévus (le nombre est fixé par les règles de calcul du COFRAC et doit être le même d’un organisme certificateur à un autre)
- le cout/jour d’un auditeur (prix variable d’un OC à un autre)
- des frais de dossiers éventuels
- des frais de déplacements de l’auditeur (au réel ou forfaitisé)
- de votre résultat à l’audit (si vous avez de nombreuses non-conformités, un audit complémentaire sera proposé par l’OC. Cet audit sera facturé en plus)
comparative basée sur des devis reçus d’organismes certificateurs. Vous y trouverez de nombreux conseils pour bien prendre en compte tous les critères importants d’un devis et pouvoir faire votre choix sereinement. Pour accéder à l’E-book gratuitement, c’est ici.
Des non-conformités pendant l’audit, pas de panique ! Restez concentré sur votre audit pour apporter les bonnes réponses à l’auditeur et éviter d’en avoir d’autres.
Vous disposez d’un temps de réponses (3 mois) après l’audit pour apporter les éléments nécessaires.
Dans tous les cas, répondez au plus tôt, car si vous devez faire des allers et retours documentaires avec votre auditeur, vous risquez de dépasser le temps accordé et, dans ce cas, ne pas lever les non-conformités et recommencer un audit initial.
Nous avons traité ce sujet dans notre E-book « quels risques en cas de non conformités ». Vous pouvez y accéder ici. Vous y trouverez des explications sur les non conformités majeures, mineures et les démarches à suivre pour lever les non-conformités.
Ce dispositif s’applique si vous bénéficiez d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de la demande de certification, vous bénéficierez d’un audit allégé sur quelques critères.
Disposant déjà d’une certification reconnue, il est considéré que certains indicateurs sont déjà en place. Ils ne seront donc pas audités lors de l’audit initial.
Pour un audit allégé, les critères audités sont :
- les indicateurs communs numéros : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32
- les indicateurs spécifiques s’ils s’appliquent à votre organisme.
Il n’y a pas de règles pour contacter votre organisme certificateur. Vous pouvez le faire à tout moment sachant qu’un devis est valable environs trois mois.
Notre conseil est de contacter les organismes certificateurs au moment où vous commencez la préparation. Cela vous permet de comparer les devis dans un 1er temps, et de sélectionner l’organisme de votre choix. Vous pourrez ensuite construire votre planning, et réserver une date à l’avance pour l’audit.
Il faut savoir que, suivant les organismes, le délai de planification peut être plus ou moins long et que celui-ci s’allongera naturellement en approchant de l’échéance finale fixée au 31/12/2021.
Notre conseil est donc de construire votre planning de mise en conformité, en prenant soin d’y inclure la réalisation de quelques sessions de formations, en utilisant le nouveau système documentaire. Une fois votre planning construit, vous saurez planifier la date de l’audit. Pour être serein, prévoyez 2 ou 3 mois à l’avance.
Votre auditeur est là pour comprendre comment vous avez traduit les exigences du référentiel en dispositions applicables dans votre organisme. Il est à votre écoute et vous devez lui consacrer le temps nécessaire pour obtenir votre certification.
Ecoutez le, car il a, certainement, audité beaucoup d’organisme de formation et peut vous apporter, par le biais de points d’améliorations des orientations bien utiles pour améliorer votre système documentaire.
Pour en savoir plus sur le sujet, vous pouvez télécharger gratuitement l’E-book que nous avons rédigé ici.
Si vous planifiez votre audit de certification avant fin 2020, l’arrêté du 24 juillet 2020 stipule que vous pouvez profiter d’un audit initial à distance. Si c’est le cas, l’audit de surveillance aura lieu en présentiel.
Si votre audit initial est réalisé en présentiel (cas des audits réalisés à partir de 2021), l’audit de surveillance sera alors réalisé à distance.
Néanmoins, l’audit de surveillance sera réalisé sur site dans les cas suivants :
- signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ; (une réclamation concernant votre organisme a été portée à la connaissance de votre organisme certificateur)
- résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ; (des risques ont été identifiés lors de l’audit précédent, avec des non-conformités identifiées)
- pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités.
Si vous obtenez des non-conformités lors d’un audit initial, l’option de réalisation de l’audit de surveillance à distance se trouve compromise.
Dans tous les cas, en amont de l’audit, l’auditeur vous enverra un plan d’audit, dans lequel vous retrouverez les horaires et les étapes de la journée. L’auditeur conviendra avec vous également d’un moyen de communication pour réaliser l’audit, tel que Skype, Teams, Zoom ou autre.
Il pourra vous demander de lui envoyer quelques documents (sur des indicateurs particuliers) en amont de l’audit. Cette pratique permet de vérifier si vous êtes en capacité de passer l’audit.
Le but est de pouvoir échanger verbalement et de pouvoir présenter des documents à l’auditeur, via un partage d’écran. Il conviendra donc de bien s’assurer en amont que toutes les preuves à présenter à l’auditeur sont préparées et disponibles en format numérique, et qu’elles sont accessibles depuis l’ordinateur que vous utiliserez.
Pour pouvoir être audité, il faut avoir réalisé au minimum une formation avec votre nouveau système documentaire. Lors de l’audit initial, l’auditeur vous auditera en rapport avec la ou les formations réalisées avec ce nouveau système documentaire. Il ne pourra pas auditer les formations précédentes, qui n’ont pas été réalisées en phase avec le référentiel.
Lors de l’audit de suivi, entre le 14e et 22e mois après l’audit initial, l’auditeur vous questionnera sur la période écoulée depuis l’audit initial. Il cherchera à connaître les nouveautés sur vos activités, notamment si vous avez des nouvelles formations au catalogue. Si c’est le cas, il vous auditera certainement sur les nouvelles formations réalisées sur cette période.
De façon générale, vous serez audité sur la période écoulée depuis le dernier audit.
En lien avec la question précédente, vous serez audité sur les formations réalisées depuis l’audit précédent. Pour le 1er audit, vous serez audité sur les formations réalisées avec votre nouveau système documentaire, conforme au référentiel, et potentiellement sur les formations que vous avez inscrit dans votre catalogue (programmes et déroulés pédagogiques).
Nous avons consigné dans un E-book tout ce qu’il faut savoir sur le déroulement d’un audit : la chronologie, l’accueil de l’auditeur, le déjeuner, le debriefing, les codes et de nombreux conseils de la part des auditeurs que nous sommes.
Une non-conformité est la non satisfaction d’une exigence ou la déviation par rapport à une spécification, un standard ou une attente.
Concrètement, le référentiel QUALIOPI contient 32 indicateurs, assimilés à des exigences. Si l’une de ces exigences n’est pas satisfaite, l’auditeur notifiera une non-conformité.
Exemple : l’indicateur 1 demande à ce que l’OF communique sur un certain nombre de thèmes. Si l’OF ne peut apporter de preuve de communication sur l’un des thèmes, l’auditeur notifiera une non-conformité mineure, car l’OF communique bien sur l’ensemble des thèmes mais un des thèmes est absent.
Si l’OF ne peut apporter de preuve de communication sur plusieurs thèmes, l’auditeur notifiera une non-conformité majeure.
Pour plus de détails sur les non-conformités et pour savoir comment y répondre, vous pouvez consulter notre E-book téléchargeable gratuitement ici.
En accord avec l’arrêté du 24/07/2020, vous avez jusqu’au 31/12/2021 pour vous certifier, afin de pouvoir bénéficier des financements publics et mutualisés après cette date.
- si vous êtes Datadocké, vous pouvez d’ores et déjà bénéficier de ces financements, et il faudra vous certifier avant le 31/12/2021 pour pouvoir continuer à bénéficier de ces financements sur 2022.
- si vous n’êtes pas Datadocké, il faut passer l’audit de certification QUALIOPI afin de pouvoir commencer à bénéficier des financements. Vous pouvez également vous Datadocker dans un 1er temps, mais cela vous obligera à préparer des dossiers conséquents 2 fois jusqu’à fin 2021. Mieux vaut passer tout de suite à la certification.
- si vous attendez 2022, vous ne pourrez pas bénéficier des financements tant que vous n’aurez pas votre certificat QUALIOPI.
Voici la liste des 24 organismes certificateurs accrédités par le COFRAC :
- AB Certification
- Afnor Certification
- Apave Certification
- ATALIA Certification
- BCS Certification
- Bureau de Certification international France
- Bureau Veritas Certification
- Certifopac
- CertUp Maïeutika
- Cidées Certification
- Dauge Fideliance
- DEKRA Certification
- Global Certification
- I.Cert
- ICPF & PSI
- ISQ
- Label Qualité Système
- LRQA France SAS
- Proneo Certification
- Qualianor Certification
- Qualibat
- Qualitia Certification
- SGS ICS
- Socotec Certification
Si vous n’avez rien préparé pour le jour de l’audit, vous risquez d’avoir de très nombreuses non-conformités. Cela induira automatiquement un audit complémentaire de la part de l’organisme certificateur. En effet, il faudra travailler sur les non-conformités pour que l’auditeur puisse revenir et examiner à nouveau la conformité de votre système par rapport aux indicateurs du référentiel. Cet audit sera facturé en plus de l’audit initial.
Si vous avez étudié le référentiel et que vous avez réalisé le travail nécessaire pour mettre votre système en conformité, l’audit devrait bien se dérouler. Il y a toujours un risque d’avoir quelques écarts durant l’audit :
- en fonction du travail réalisé par chacun (potentiel oubli dans un document)
- de la bonne compréhension du référentiel
- du choix des preuves à présenter à l’auditeur
D’après une étude réalisée auprès de nos confrères et auprès d’organismes certificateurs, les non-conformités les plus courantes relevées à ce jour concerne les indicateurs 1, 6 et 26.
Indicateur 1 : L’indicateur 1 concerne les programmes de formation. Les non-conformités constatées sont principalement relatives à l’absence de certaines rubriques obligatoires ou à l’absence d’une date de mise à jour du document. La rubrique la plus souvent absente concerne « l’accessibilité aux personnes handicapées ».
Indicateur 6 : L’indicateur 6 concerne les déroulés pédagogiques des formations. Les non-conformités constatées sont relatives à l’absence de déroulés pédagogiques, ou à l’absence de séquences chronologiques dans les déroulés pédagogiques.
En effet, pour répondre à l’exigence de cet indicateur, l’organisme de formation doit détailler le contenu de la formation sous forme de séquence, en y intégrant une notion de durée.
Indicateur 26 : L’indicateur 26 concerne la mobilisation d’un réseau d’experts permettant d’accueillir des personnes en situation de handicap. Les non-conformités observées sont relatives à l’absence d’identification d’un « réel » réseau. Il ne suffit pas de lister des organismes capables d’accompagner l’organisme, mais il faut prouver que ce réseau est identifié et mobilisable.
Concrètement, il faut être capable de démontrer que les contacts sont établis, que des échanges ont eu lieu avec ces organismes et que l’OF est en mesure de mobiliser ce réseau le cas échéant.
Pour en savoir plus sur les non-conformités les plus courantes, ou bénéficier des conseils d’organismes audités, vous pouvez télécharger le E-book : « Retours d’un audit.
Oui car en étant certifié vous êtes garant du respect des règles édictées par le référentiel. Attention, cette nouvelle formation fera l’objet d’une attention particulière lors du prochain audit.
Exemple : Lors de l’audit, j’ai 3 formations au catalogue. Je vais être interrogé sur ces 3 formations, et plus particulièrement sur celles que j’ai réalisé avec le nouveau système documentaire. Si je rajoute 2 formations après l’audit, je serai interrogé très certainement sur ces 2 nouvelles formations lors de l’audit de suivi, 18 mois plus tard.
Une fois l’audit terminé, 3 cas peuvent se présenter :
- vous n’avez pas de non-conformités, Bravo ! L’auditeur vous transmet son rapport, contenant la recommandation de certification. Il le transmet également à l’organisme certificateur qui étudiera le rapport lors d’un comité technique. Le comité technique statue sur la certification, et vous recevez dans les jours ou semaines suivantes votre certificat QUALIOPI.
- vous avez quelques non-conformités, l’auditeur vous transmettra un document décrivant les non-conformités. Vous devrez « répondre » à ces NC, en formulant une analyse de cause, un plan d’actions pour les NC mineures et les preuves de conformité pour les NC majeures. L’auditeur analysera vos réponses et s’il les juge pertinentes, il « lèvera » les NC et transmettra son rapport à l’OC pour passage en comité technique et émission du certificat.
- vous avez plusieurs non-conformités, il y a de grandes chances que l’OC demande une action complémentaire à la suite de l’audit. Cette action peut prendre la forme d’une étude documentaire hors site ou d’un audit complémentaire sur site, afin d’effectuer les vérifications permettant de « lever » les NC. Cette action complémentaire est hors contrat et fera l’objet d’une facturation supplémentaire. Une fois les vérifications effectuées, l’auditeur finalisera et transmettra son rapport à l’OC pour passage en comité technique et émission du certificat.
Pour en savoir plus, vous pouvez Pour en savoir plus sur les différences entre DATADOCK et QUALIOPI, vous pouvez télécharger et consulter l’E-book « Quels risques en cas de non-conformités »
L’existence d’un DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques) est un point que l’auditeur examinera pour votre certification QUALIOPI (cf. indicateur n°17). Vous êtes concernés à partir du moment où il y a 1 salarié dans votre entreprise.
Si vous êtes indépendant, vous n’avez pas l’obligation de réaliser et mettre à jour ce document.
En revanche, si vous avez des salariés, vous avez l’obligation d’en avoir un.
Rappel de la règlementation : La mise à jour est effectuée au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d’aménagement importante modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail, au sens du septième alinéa de l’article L. 236-2, ou lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie.
Pour en savoir plus sur le sujet, vous pouvez télécharger gratuitement l’E-book que nous avons rédigé ici.